1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest CloudWays Konrad Smajda, z siedzibą przy ul. Łazienna 4a, 42-436 Pilica, NIP 6492326399, REGON 522714327, e-mail: konrad@fleetready.pl.
2. Zakres polityki
Polityka opisuje, jakie dane są przetwarzane w związku z korzystaniem z usługi FleetReady, w jakich celach, na jakiej podstawie i jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
3. Kategorie danych
W zależności od sposobu korzystania z usługi mogą być przetwarzane:
- dane konta użytkownika: adres e-mail, nazwa firmy, moment akceptacji regulaminu; hasło jest przechowywane wyłącznie w postaci jednokierunkowego skrótu,
- dane wpisywane przez klienta do usługi, takie jak numery i nazwy pojazdów, imiona i nazwiska kierowców, terminy ważności, osoba odpowiedzialna, numer telefonu kierowcy (jeśli klient go poda) i notatki służbowe,
- adres e-mail, na który klient chce otrzymywać przypomnienia, jeśli jest inny niż adres konta,
- dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikator sesji, logi bezpieczeństwa, dane o błędach i metadane związane z działaniem aplikacji, w tym dziennik wysłanych przypomnień,
- dane związane z komunikacją z usługodawcą, w tym zgłoszenia wsparcia i reklamacje.
4. Cele i podstawy przetwarzania
Dane mogą być przetwarzane w szczególności w celu:
- świadczenia usługi i utrzymania konta klienta,
- obsługi rejestracji z potwierdzeniem adresu e-mail, logowania, resetu hasła i bezpieczeństwa konta,
- wysyłki przypomnień o terminach — automatycznie, raz dziennie: e-mailem na adres wskazany przez klienta albo adres konta, a jeśli klient włączy tę funkcję, także SMS-em do kierowcy o terminach jego dokumentów (badania lekarskie, Kod 95, prawo jazdy, karta kierowcy, szkolenie BHP) — i komunikacji operacyjnej,
- obsługi asystenta w okienku czatu w panelu: jeżeli polecenia nie rozpozna mechanizm działający wyłącznie w aplikacji, treść polecenia wraz z listą typów zasobów i nazw (numerów) zasobów wprowadzonych przez klienta jest przekazywana do modelu językowego w usłudze Microsoft Azure AI Foundry, który zamienia ją na propozycję wpisu; asystent nie zapisuje ani nie usuwa żadnych danych bez zatwierdzenia przez użytkownika, a dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli,
- rozpatrywania zgłoszeń, reklamacji i kontaktu z klientem,
- zapewnienia bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom i dochodzenia roszczeń,
- realizacji obowiązków prawnych ciążących na administratorze.
Podstawą przetwarzania może być wykonanie umowy, prawnie uzasadniony interes administratora, obowiązek prawny albo zgoda, jeśli jest wymagana w konkretnym przypadku.
5. Minimalizacja danych
FleetReady jest projektowane do przechowywania tylko danych niezbędnych do pilnowania terminów. Nie należy wprowadzać do systemu PESEL-i, skanów dokumentów, pełnych danych medycznych ani innych danych nadmiarowych względem celu usługi.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie administratora. Głównym dostawcą jest Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited): w ramach usługi Microsoft Azure — hosting aplikacji, baza danych i kopie zapasowe, wysyłka wiadomości e-mail (Azure Communication Services), model językowy asystenta w panelu (Azure AI Foundry) oraz monitoring i logi techniczne, a w ramach Microsoft 365 — poczta e-mail usługodawcy, przez którą prowadzona jest korespondencja z klientami. SMS-y do kierowców — jeśli klient włączy tę funkcję — wysyła LINK Mobility Poland Sp. z o.o. w ramach usługi SMSAPI, z siedzibą w Gliwicach. Aktualną listę podmiotów przetwarzających administrator udostępnia na żądanie.
7. Transfer danych poza EOG
Aplikacja, baza danych, kopie zapasowe i logi są przechowywane w regionie Azure Poland Central (Polska), dane usługi wysyłki e-mail — w lokalizacji Europa, dane przekazywane do wysyłki SMS — w Polsce, polecenia przekazywane do modelu językowego asystenta — w Unii Europejskiej (wdrożenie typu DataZoneStandard utworzone w regionie Polska), a treść korespondencji e-mail z usługodawcą — w Unii Europejskiej. Jeżeli dostawca infrastruktury lub usług pomocniczych przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, administrator zapewnia odpowiednią podstawę transferu zgodnie z obowiązującym prawem, np. standardowe klauzule umowne lub inny wymagany mechanizm przewidziany w umowie powierzenia dostawcy.
8. Okres przechowywania danych
- Dane konta i dane operacyjne są przechowywane przez okres korzystania z usługi oraz do 30 dni po skutecznym zamknięciu konta. Dłużej przechowywane są wyłącznie dane, których zachowania wymagają przepisy prawa (np. dokumenty rozliczeniowe), oraz dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — przez czas wynikający z tych przepisów albo do przedawnienia roszczeń.
- Logi techniczne i bezpieczeństwa w usłudze Azure Monitor są przechowywane przez 30 dni, chyba że dłuższy okres wynika z incydentu bezpieczeństwa albo wymogu prawnego.
- Dane po usunięciu konta są usuwane zgodnie z procedurą usunięcia danych. Kopie zapasowe bazy danych są przechowywane przez 7 dni i po tym czasie wygasają automatycznie.
- Dane z poprzedniej infrastruktury usługi (Vercel, Supabase, Brevo) nie są przenoszone do obecnej i zostaną usunięte do 30 września 2026 r.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:
- dostępu do danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- sprzeciwu wobec przetwarzania, jeśli podstawą jest uzasadniony interes,
- cofnięcia zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowane połączenia (TLS), przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów, oddzielenie danych poszczególnych klientów na poziomie bazy danych, ograniczenie zakresu danych, kontrolę dostępu i procedury reagowania na incydenty.
11. Pliki cookie i dane techniczne
Usługa wykorzystuje wyłącznie technologie niezbędne do działania aplikacji: jedno techniczne ciasteczko sesji, ustawiane po zalogowaniu, niedostępne dla skryptów strony i ważne do wylogowania, zmiany hasła albo najpóźniej 30 dni, oraz techniczne dane żądań i logów po stronie hostingu. Usługa nie korzysta z marketingowych ani analitycznych plików cookie ani z zewnętrznych skryptów reklamowych.
12. Kontakt
W sprawach związanych z prywatnością i realizacją praw można skontaktować się pod adresem: konrad@fleetready.pl.