1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest CloudWays Konrad Smajda, z siedzibą przy ul. Łazienna 4a, 42-436 Pilica, NIP 6492326399, REGON 522714327, e-mail: smajdakonrad@gmail.com.
2. Zakres polityki
Polityka opisuje, jakie dane są przetwarzane w związku z korzystaniem z usługi FleetReady, w jakich celach, na jakiej podstawie i jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
3. Kategorie danych
- dane konta użytkownika, w tym adres e-mail i dane identyfikacyjne firmy,
- dane wpisywane przez klienta do usługi, takie jak nazwy pojazdów, nazwy kierowców, terminy ważności, dane kontaktowe osób odpowiedzialnych i notatki służbowe,
- dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory sesji, logi bezpieczeństwa, dane o błędach i metadane związane z działaniem aplikacji,
- dane związane z komunikacją z usługodawcą, w tym zgłoszenia wsparcia i reklamacje.
4. Cele i podstawy przetwarzania
Dane mogą być przetwarzane w szczególności w celu:
- świadczenia usługi i utrzymania konta klienta,
- obsługi logowania, resetu hasła i bezpieczeństwa konta,
- wysyłki przypomnień i komunikacji operacyjnej,
- rozpatrywania zgłoszeń, reklamacji i kontaktu z klientem,
- zapewnienia bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom i dochodzenia roszczeń,
- realizacji obowiązków prawnych ciążących na administratorze.
Podstawą przetwarzania może być wykonanie umowy, prawnie uzasadniony interes administratora, obowiązek prawny albo zgoda, jeśli jest wymagana w konkretnym przypadku.
5. Minimalizacja danych
FleetReady jest projektowane do przechowywania tylko danych niezbędnych do pilnowania terminów. Nie należy wprowadzać do systemu PESEL-i, skanów dokumentów, pełnych danych medycznych ani innych danych nadmiarowych względem celu usługi.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie administratora. Na dzień publikacji głównymi dostawcami są: Vercel jako hosting aplikacji, Supabase jako baza danych i system uwierzytelniania oraz Brevo jako dostawca wysyłki e-mail. Aktualna lista podmiotów przetwarzających znajduje się w dokumentacji FleetReady.
7. Transfer danych poza EOG
Jeżeli dostawca infrastruktury lub usług pomocniczych przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, administrator zapewnia odpowiednią podstawę transferu zgodnie z obowiązującym prawem, np. standardowe klauzule umowne lub inny wymagany mechanizm.
8. Okres przechowywania danych
- Dane konta i dane operacyjne są przechowywane przez okres korzystania z usługi oraz do 30 dni po skutecznym zamknięciu konta, chyba że prawo wymaga dłuższego przechowywania albo istnieje podstawa do zabezpieczenia roszczeń.
- Dane w logach technicznych i bezpieczeństwa są przechowywane co do zasady do 12 miesięcy, chyba że krótszy albo dłuższy okres wynika z incydentu bezpieczeństwa, wymogu prawnego albo polityki dostawcy infrastruktury.
- Dane po usunięciu konta są usuwane albo anonimizowane zgodnie z procedurą usunięcia danych, a kopie zapasowe i systemy odzyskiwania danych są wygaszane w standardowym cyklu retencji operacyjnej do 30 dni, o ile dany dostawca nie wymaga innego technicznego okresu przechowywania.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
- dostępu do danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- sprzeciwu wobec przetwarzania, jeśli podstawą jest uzasadniony interes,
- cofnięcia zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym mechanizmy uwierzytelniania, separację danych klientów, ograniczenie zakresu danych, kontrolę dostępu i procedury reagowania na incydenty.
11. Pliki cookie i dane techniczne
Usługa wykorzystuje wyłącznie technologie techniczne niezbędne do działania aplikacji, w szczególności mechanizmy utrzymania sesji i logowania Supabase, pamięć sesyjną przeglądarki używaną do obsługi bezpiecznych przepływów aplikacji oraz techniczne dane żądań i logów po stronie hostingu. Na dzień publikacji usługa nie korzysta z marketingowych plików cookie ani zewnętrznych skryptów reklamowych.
12. Kontakt
W sprawach związanych z prywatnością i realizacją praw można skontaktować się pod adresem: smajdakonrad@gmail.com.